2.1.3 公文的效用 公文的效用就是指公文的實際效力和功用。公文有兩個方面的效用：一是現(xiàn)實執(zhí)行效用，也就是前面所說的，公文對受文者以及其他機(jī)構(gòu)、組織和個人有關(guān)行為的強(qiáng)制影響；二是歷史效用，是指公文在記錄和印證歷史事實方面的權(quán)威性作用和影響。公文中的一部分之所以在辦理完畢之后能夠轉(zhuǎn)化為檔案，主要就在于它有這種歷史效用。公文效用的生成是有條件的，這些必要條件主要有：（1）公文作者必須依法成立并具有法定職權(quán)，公文必須在作者法定職權(quán)范圍內(nèi)依法制發(fā)，越權(quán)無效。（2）公文內(nèi)容不得與憲法、法律和上級機(jī)關(guān)制定的公文相抵觸，應(yīng)與平級機(jī)關(guān)的公文協(xié)調(diào)一致；如無法一致時，須請示上級機(jī)關(guān)裁定。（3）公文必須注明作者并加蓋印章或由主要負(fù)責(zé)人簽署；必須注明生效日期。（4）公文的制發(fā)必須履行法定程序與審批手續(xù)。2.1.4 公文的主要類別 公文的廣泛應(yīng)用性使眾多的文件帶有種種共同屬性，同時也使它們在來源、性質(zhì)、具體用途等方面存在諸多的差別。承認(rèn)這種差別并據(jù)此對公文進(jìn)行科學(xué)的分門別類，既有助于我們正確認(rèn)識公文這一特定的事物，更有利于我們有針對性地、更恰當(dāng)有效地去使用它們，發(fā)揮其更大的效能。依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，可從多角度對公文進(jìn)行類別劃分，而其中較有實用價值的有如下幾種：第一，根據(jù)形成和作用的具體公務(wù)活動領(lǐng)域的不同，可將公文分為通用公文與專用公文兩類。第二，制發(fā)公文的機(jī)關(guān)根據(jù)公文傳遞方向的不同，可將公文分為上行文、下行文、平行文三類。第三，根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的差異，可將公文分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文等數(shù)類。（1）規(guī)范性公文。指以強(qiáng)制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章等。（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文。指由領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)機(jī)關(guān)制發(fā)的用于頒布法規(guī)、規(guī)章，指導(dǎo)、布置工作，闡明領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)原則的公文。（3）公布性公文。指內(nèi)容可直接向國內(nèi)或國內(nèi)外公開發(fā)布的公文，如通告、公告等。（4）陳述呈請性公文。指向所屬上級機(jī)關(guān)陳述情況、匯報工作、提出建議、請求指示或批準(zhǔn)的公文，如請示、報告等。（5）商洽性公文。指無傳遞方向限制而內(nèi)容多為平等協(xié)商討論一般事項的函件等。（6）證明性公文。指以對某組織或個人的身份、使命、資歷的介紹和對有關(guān)各方面就共同完成一個目標(biāo)而需要獲取和履行的權(quán)利、利益、義務(wù)、責(zé)任的規(guī)定，以及對某些事件的證實為內(nèi)容，可作為專門憑據(jù)的公文，如介紹信、證明信、協(xié)議等。