章 檔案管理工作的基礎認知


隨著現(xiàn)代文明社會的發(fā)展，檔案早已成了人們耳熟能詳?shù)囊环N東西，它出現(xiàn)在人們的生活、學習、工作中，貫穿于科研、、訴訟等各個方面，人人都會與它打交道�？梢哉f，檔案記錄了人們生命中的一切活動。為了保證檔案的完整性、原始性等，檔案管理工作應運而生。這是一項復雜且系統(tǒng)的工作。要對這項工作有一個清晰的認識，首先必須對檔案本身有一定的了解，然后才能展開檔案管理工作。


節(jié) 檔案概述


檔案是檔案管理工作的核心內(nèi)容。雖然現(xiàn)在的人們對檔案已經(jīng)不再陌生，但是對檔案的起源、定義、特點等卻沒有一個清晰的認識。鑒于此，本節(jié)圍繞檔案的內(nèi)行詳細闡述。


一、檔案的起源


（一）檔案名稱的由來


中國是一個擁有五千年歷史的文明古國，因此檔案的歷史自然也很，關于它的史料可謂數(shù)不勝數(shù)、猶如繁星。回望歷史長河，檔案名稱的演程可謂相當漫長。


檔案在殷商時被稱作“典”“冊”，在西周被稱為“中”；在秦漢以后，檔案被稱為“典籍”“圖籍”，是由于紙張的出現(xiàn)和官員多在案幾上處理公文，檔案較多地被稱為“文書”“案卷”“文案”“案牘”；清代以后多用“檔案”；現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。


（二）檔案的發(fā)展歷程


交流、溝通是人們生產(chǎn)、生活中必不可少的。以前沒有文字的時候，人們表達自己的思想感情都是通過語言。這樣的方式雖然簡單直接，但是很容易被遺忘。出于記憶的需要，古人創(chuàng)造了“結繩”和“刻契”來幫助記事。所謂“結繩”，是指在繩子上打結，用繩子的大小、位置以及繩子的不同顏色來表達不同的含義。結繩記事方法在古代外國也有應用，被稱作“奇普”。還專門設有“結繩官”，負責解釋結繩表達的含義。所謂“刻契”，就是在竹片、木片、骨片和玉片上刻上各種形狀的標志，以此來表達和記錄某種信息�！敖Y繩”和“刻契”雖然有記事能，具備了檔案的某些屬性，但從本質(zhì)上來講還不是檔案，因為它們記錄的情況不確定，且難以表達抽象的事物。“結繩”和“刻契”可以說是檔案的萌芽。


甲骨檔案是我國迄今發(fā)現(xiàn)的早的檔案。甲骨文是人們公認的我國早的文字，是國子監(jiān)祭酒王懿榮于1899年發(fā)現(xiàn)的。初發(fā)現(xiàn)于河南安陽小電村的般墟遺址，這些被刻寫在龜甲、獸骨上的文字被稱為甲骨文。文字的發(fā)明及應用于文獻記錄標志著人類文明向前了一大步。在以后的漫長歲月里，甲骨文被人類用以表達、交流、記錄，而它也成為檔案得以產(chǎn)生的基礎。商代人們很，但凡舉行祭祀、狩獵、戰(zhàn)爭等重大活動前，必要巫行，并把的經(jīng)過、結果等情況刻寫在龜甲、獸骨上。這就給我們留下了研究商代歷史的手材料。甲骨文是商朝政治和生活的直接原始記錄。


稍后又出現(xiàn)了簡牘檔案、金石檔案等。簡牘檔案是商代和西周時出現(xiàn)的，以竹片、木片為書寫材料，記載當時的社會生產(chǎn)和生活情況。單一的竹片叫“簡”，單一的木片叫“牘”，簡稱木牘。這種書寫工具比較笨重。據(jù)史料記載，秦始皇“日讀一擔”，即每天處理的公文就有100斤左右。20世紀，我國湖南長沙，湖北江陵、云夢及甘肅敦煌等地先后發(fā)現(xiàn)了大批秦、漢時的簡牘檔案，對研究當時的歷史提供了寶貴的資料。金石檔案是刻寫在青銅器、石頭上的文字記錄材料。


紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)是檔案發(fā)展的巨步。西漢時期出現(xiàn)了新型的書寫材料——紙張，從而改變了人類記錄歷史的形式。東漢蔡倫對造紙行，《后漢書·蔡倫傳》記載：“自古書契多編以竹簡，其用縑帛者謂之為紙�？V貴而簡重，并不便于人。倫乃造意，用樹膚、麻頭及敞布、魚網(wǎng)以為紙�！奔垙埖某霈F(xiàn)、推廣為世界文步做出了重大貢獻。在造紙術傳到西方之前，古代社會也曾出現(xiàn)了羊皮檔案、紙草檔案、泥版檔案等。


到現(xiàn)代，隨著科學技術的發(fā)展，檔案載體材料變得豐富多樣，出現(xiàn)了音像檔案、照片檔案、電子檔案等新型檔案。